Introdução ao conceito de BPM

Business Process Management (BPM) É uma abordagem de gestão focado em alinhar todos os aspectos da organização com as necessidades e desejos dos gestores de negócios. É uma gestão holística que promove a eficácia empresarial por focar-se na inovação, na flexibilidade e na integração do negócio com a tecnologia. Business Process Management facilita a contínua melhoria dos processos, por isso, pode ser descrito como "um processo de otimização dos processos". Com o BPM sua organização se torna mais eficiente, eficaz e capaz de responder rapidamente às mudanças.

Visão global
Um processo de negócio é uma coleção de atividades relacionadas e estruturadas que produzem um produto ou serviço que atendem às necessidades do cliente. Estes processos são fundamentais para qualquer organização, tanto para gerar receitas, quanto para redução de custos ou fornecimento de serviços internos e externos. Por ser uma abordagem gerencial o BPM considera que os processos são ativos estratégicos de uma organização e devem ser entendidos, gerenciados e melhorados para oferecer um valor adicional aos seus produtos e serviços. Esta visão é muito semelhante a outros Processos de Gestão da Qualidade ou Processos de Melhoria Contínua. Entretanto, BPM vai um passo além, afirmando que os processos da organização podem ser suportados, ou habilitados, por meio da tecnologia da informação para garantir a viabilidade da abordagem de gestão, mesmo em tempos de estresse e mudanças. Na verdade, o BPM é uma abordagem para viabilizar a rápida capacidade de "mudança", tanto no nível das pessoas quanto no dos ativos tecnológicos.

De uma maneira simplista, a idéia de Gerenciamento de Processos (Business Process) é tão tradicional quanto os conceitos de tarefas, departamento, produção, entradas e saídas. Desde a década de 90, tais conceitos vêm sofrendo pressão para rápida adaptação ao mercado para sobrevivência das empresas.

Embora o foco inicial de BPM esteja na automação de processos empresariais mecanicista, ele vai além, integrando os processos humanos, onde esta interação ocorre em série ou em paralelo com os processos mecânicos.

BPM pode ser usado para compreender as organizações por meio de pontos de vista expandidos, por permear e mapear todas as áreas envolvidas da organização. Estas visualizações incluem as relações de uns com os outros nos processos.

BPM é a espinha dorsal para o ITSM - IT Service Management (Gerenciamento dos Serviços de TI). Sem a condução de um bom processo de gestão empresarial as iniciativas de IT Service Management possuem alto risco de fracasso. Todas as disciplinas do IT Service Management incluem implementações bem desenvolvidas dos processos de BPM.

BPM cria condições às empresas de responderem às mudanças do consumidor, do mercado e das exigências regulatórias de forma rápida, criando valor e vantagens competitivas. Mais recentemente, as ferramentas de mercado têm permitido o acoplamento do BPM com outras metodologias, tais como Six Sigma, permitindo que o usuário realize:

• Projeto - A melhoria do processo ou o processo

• Medição - Simular a mudança para o processo.

• Analise - Compare as várias simulações para determinar uma melhoria ideal

• Melhoria - Seleccionar e implementar a melhoria

• Controle - Implementação de Dashboards (Painéis de Controle) por meio da utilização que permitem ao usuário acompanhar a melhora no tempo real e alimentar as informações de desempenho (feedback) para o modelo de simulação, ajudando no planejamento da próxima iteração de melhoria. Isso traz a vantagem de simular as mudanças no seu processo de negócio baseado em dados reais (afastando análises por sentimento).

Ciclo de vida de BPMAtividades de gestão de processos de negócios podem ser agrupadas em cinco categorias: Projeto, Modelagem, Execução, Monitoração e Otimização.

Projeto

Processo de Projeto abrange tanto a identificação dos processos atuais, quanto a concepção dos processos futuros (processos alterados). O escopo inclui a representação do fluxo do processo, os atores dentro dele, os alertas e as notificações, as escalações, procedimentos padrões de operação, acordos de nível de serviço e o mecanismo de submissão das tarefas.

O Projeto adequado reduz o número de problemas durante a vida útil do processo. Os processos existentes, bons ou ruins, sempre são considerados na análise. O objetivo desta etapa é garantir que um projeto teórico correto e eficiente seja desenhado.

O melhoramento proposto pode ser de humano-para-humano, humano-para-sistema e sitema-para-sistema, e pode focar regulamentação, mercado, ou desafios competitivos enfrentados pelas empresas.

Modelagem

A Modelagem pega o projeto teórico e introduz as combinações das variáveis (por exemplo, mudanças na renda ou nos custos de materiais, que determinam a forma como o processo pode operar em diferentes circunstâncias). Também envolve a execução de análise "what-if" (e se?) sobre os processos: "E se eu tiver 75% de recursos para fazer a mesma tarefa”? "E se eu quiser fazer o mesmo trabalho em 80% do custo atual”?

Execução

Uma das formas de automatizar os processos é desenvolver ou adquirir uma aplicação que mapeie as etapas necessárias do processo, no entanto, na prática, raramente estas aplicações possuem recursos para executar todas as etapas do processo com precisão ou completamente (por exemplo, demonstrando o tempo médio, os custos, os formulários etc).

Como resposta a estes problemas, as BMP Suites foram desenvolvidas para permitir a construção do completo processo de negócio (full business process), a ser definido em linguagem de computador e pode ser executado diretamente pelo computador. O sistema irá utilizar os serviços de aplicativos conectados para realizar operações de negócios (Por exemplo, cálculo de um plano de amortização de um empréstimo), ou, quando um passo é demasiado complexo para automatizar, vai pedir para a entrada de humanos.

As regras de negócios são utilizadas pelos sistemas para fornecer definições para governar o comportamento do fluxo e um motor (engine) de regra de negócio conduz a execução de processos e resolução.

Monitoração

A Monitoração compreende o acompanhamento dos processos individuais, de modo que as informações sobre seu estado podem ser facilmente vistas e as estatísticas sobre o desempenho de um ou mais processos podem ser visualizadas. Um exemplo de rastreamento permite determinar o estado de um pedido do cliente (Por exemplo, pedido recebido, aguardando a entrega, fatura paga) para que os problemas no seu funcionamento possam ser identificados e corrigidos.

Além disso, estas informações podem ser usadas para trabalhar com clientes e fornecedores para melhorar seus processos interligados. Exemplo das estatísticas que podem ser obtidas é a geração de medidas sobre em quanto tempo um pedido do cliente é processado ou quantos pedidos foram processados no mês passado. Essas medidas tendem a se encaixar em três categorias: tempo de ciclo, taxa de defeitos e produtividade.

O grau de monitoração depende das informações que o negócio quer avaliar ou analisar e como o negócio quer ser monitorado: em tempo real, quase tempo real, ou ad-hoc. Business Activity Monitoring (BAM) podem estender e ampliar o grau de monitoração que as ferramentas de BPM geralmente fornecem.

Há também processos de mineração. Trata-se de uma coleção de métodos e ferramentas relacionadas com o processo de monitoramento. O objetivo do processo de mineração é analisar os logs de eventos extraídos por meio do acompanhamento do processo e compará-los com um modelo de processo. Processo de mineração permite que analistas de processos detectem discrepâncias entre a execução do processo real e o modelo definido, bem como para analisar os “gargalos”.

Otimização

A Otimização do processo inclui a recuperação de informações de desempenho do processo de modelação ou da fase de monitoração, identificando os gargalos, potenciais ou reais, e oportunidades potenciais de economias de custos ou outras melhorias, para então, aplicar as melhorias no projeto do processo. Em geral, esta etapa ajuda a criar maior valor aos negócios.

Prática

Exemplo de serviço padrão de Business Process Management (BPM). Este padrão mostra como business process management (BPM) pode ser usado para implementar processos de negócios por meio da orquestração de atividades entre pessoas e sistemas.

Até o momento, muitas organizações, muitas vezes iniciam um projeto de BPM ou programa com o objetivo de otimizar uma área onde foi constatado que há espaço para melhorias.

No sector financeiro, o BPM é fundamental para garantir que os sistemas oferecem um serviço de qualidade, mantendo a conformidade com os marcos regulatórios (compliances).

Atualmente as normas internacionais tem somente se limitado às aplicações de TI e a ISO / IEC 15944 apenas abrange os aspectos operacionais do negócio. No entanto, algumas empresas com a cultura do melhores práticas fazem uso de procedimentos operacionais padronizados para regular o seu processo operacional.

A utilização de padrões de notação dos fluxos de trabalho, por meio de BPMN, ajudam no benchmarking dos processos entre diferentes departamentos ou organizações e a criar uma comunicação padronizada entre consultores e gestores.

Tecnologia de BPM

O BPMS (BPM Suite) permiti que todos os interessados tenham uma compreensão sólida de uma organização e seu desempenho. O BPMS deve facilitar a mudança de processos de negócio ao longo do ciclo de vida como acima referido. Isto irá ajudar na automação das atividades, colaboração, integração com outros sistemas, integrando parceiros através da cadeia de valor. Por esta razão, o BPMS é a ponte entre a Tecnologia da Informação (TI) e o Negócio.

Existem quatro componentes críticos da Suite BPM:

• Motor de Processos (process engine) - uma plataforma robusta para a modelagem e execução de aplicações baseadas em processos, incluindo regras de negócio

• Análise de Negócios - permiti aos gestores identificar os problemas de negócios, tendências e oportunidades com os relatórios e dashboards.

• Gerenciamento de Conteúdo - fornece um sistema para armazenar e proteger documentos eletrônicos, imagens e outros arquivos

• Ferramentas de colaboração - remover as barreiras de comunicação intra ou interdepartamentais por meio de fóruns de discussão, espaços de trabalho dinâmicos e quadros de avisos.

BPM também aborda muita das questões críticas de TI subjacentes a esses componentes de negócio, incluindo:

• Gestão ponta-ponta (end-to-end), voltadas para os processos do cliente.

• A consolidação de dados e aumento da visibilidade, bem como, o acesso aos dados e informações associadas.

• Aumenta a flexibilidade e funcionalidade da infraestrutura atual de dados.

• Integração com os sistemas existentes e alavancagem de arquiteturas orientada a serviços (SOAs) emergentes.

• Estabelecimento de uma linguagem comum para o alinhamento dos negócios à TI.

Validação dos processos geridos pelo BPMS é outra questão técnica que os fornecedores e os clientes precisam estar cientes, se a conformidade com normas internas ou externas for mandatória (compliance). A tarefa de validação pode ser realizada tanto por terceiros especializados ou mesmo pelos próprios usuários gestores do processo. Em qualquer uma das situações a documentação de validação deverá ser gerada. O documento de validação normalmente pode ser publicado no repositório oficial da organização ou mantido pelos usuários gestores.

Fonte: Wikipédia Estados Unidos